Apakah Anda berkeinginan untuk memulai karir sebagai seorang sekretaris? Berikut adalah panduan esensial bagi Anda yang ingin memasuki dunia kerja sebagai sekretaris profesional.
Perlu dipahami bahwa tugas seorang sekretaris tidak hanya terbatas pada mencatat atau menyimpan dokumen. Profesi ini menyediakan lebih dari sekadar itu.
Jika Anda memiliki minat dalam bidang administrasi, organisasi, dan komunikasi, karir ini bisa menjadi pilihan yang menarik.
Mari kita telaah panduan awal untuk memulai perjalanan menjadi sekretaris profesional.
Klasifikasi Sekretaris
Meskipun pekerjaan ini sering kali memiliki beban tugas yang berat, sejatinya profesi sekretaris terbagi menjadi beberapa kategori dengan tanggung jawab yang berbeda.
Terdapat tiga tipe sekretaris yang bisa Anda temui, yaitu:
1. Sekretaris Pribadi
Tipe yang paling umum dikenal adalah sekretaris pribadi. Sekretaris ini bertugas menjalankan fungsi kesekretariatan untuk seorang atasan atau pimpinan. Mereka beroperasi di belakang layar untuk membangun citra pemimpin mereka.
Sekretaris pribadi bertanggung jawab atas segala hal administratif untuk atasannya, seperti mengatur rapat, menyusun Minuta Rapat (MoM), mengurus pengeluaran, serta merencanakan perjalanan.
Mereka akan sering berinteraksi dengan atasan dan memastikan semua proses berjalan dengan baik. Bisa dikatakan, mereka bertugas memberikan informasi dan membantu segala kebutuhan pekerjaan dari atasan.
Namun, perlu dicatat bahwa beberapa sekretaris pribadi tidak terikat pada sebuah perusahaan dan dapat berfungsi secara individu.
2. Sekretaris Organisasi
Berbeda dengan tipe sebelumnya, sekretaris organisasi beroperasi dalam lingkungan perusahaan. Mereka secara profesional mengelola seluruh kegiatan yang diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Sekretaris organisasi bisa dianggap sebagai penopang utama dalam operasi suatu organisasi. Keterampilan komunikasi yang baik sangat esensial karena perlu berinteraksi dengan berbagai pihak eksternal dan kemampuan kolaborasi tim juga sangat dibutuhkan.
3. Eksekutif Sekretaris
Tipe terakhir adalah eksekutif sekretaris, yang berperan sebagai asisten pribadi kelas atas untuk seorang pemimpin dalam perusahaan.
Posisi ini lebih terlibat dalam pengambilan keputusan, manajemen proyek, dan perwakilan perusahaan. Jika dibandingkan dengan tipe sekretaris lainnya, eksekutif sekretaris memiliki cakupan tanggung jawab yang jauh lebih luas.
Mereka biasanya mendukung pemimpin seperti eksekutif, direktur, atau posisi tinggi lainnya.
Keterampilan yang Diperlukan untuk Seorang Sekretaris
Setelah mengenal berbagai jenis sekretaris, penting untuk memperhatikan keterampilan yang diperlukan untuk berkarir di bidang ini.
Profesi ini memerlukan berbagai kemampuan, baik hard skill maupun soft skills. Keterampilan ini akan sangat mendukung kinerja sekretaris dalam menjalankan tugas sehari-hari mereka.
1. Keterampilan Komunikasi
Komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, sangat penting karena hampir setiap hari tugas seorang sekretaris banyak berkaitan dengan interaksi melalui telepon, percakapan, email, atau secara langsung.
Oleh karena itu, penting untuk menguasai keterampilan ini agar dapat menjalankan tugas dengan baik.
2. Keterampilan Manajemen
Seorang sekretaris juga perlu memiliki keterampilan manajemen yang mumpuni. Jika kemampuan mengelola kurang baik, dikhawatirkan tugas yang diberikan akan berantakan dan tidak dapat diselesaikan tepat waktu.
Keterampilan manajemen sangat penting agar Anda tidak mengalami kelelahan saat menjalani profesi ini.
Sebagai tips, Anda dapat memanfaatkan alat bantu untuk mengatur jadwal, seperti Google Calendar, Trello, Notion, dan lainnya.
3. Memperhatikan Detail
Memperhatikan detail adalah keterampilan yang sangat krusial bagi seorang sekretaris. Dalam pekerjaan, mereka akan menghadapi beragam tugas yang berbeda.
Tugas-tugas tersebut meliputi menulis email, mengatur pertemuan, mendokumentasikan arsip, serta merencanakan perjalanan bisnis dan lain-lain.
Kesalahan sekecil apa pun dapat mengakibatkan konsekuensi yang serius dan merugikan pihak lain. Oleh karena itu, penting untuk terus melatih keterampilan ini agar terhindar dari kesalahan.
4. Kemampuan Memecahkan Masalah
Kemampuan selanjutnya yang perlu dikuasai adalah kemampuan untuk memecahkan masalah. Seorang sekretaris seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan dalam menjalankan tugasnya.
Contohnya, berurusan dengan klien yang sulit, mengatasi masalah administratif, mengambil keputusan, dan berbagai masalah lainnya.
Untuk itu, keterampilan ini sangat penting untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Oleh karena itu, disarankan untuk memperbanyak membaca dan mengedukasi diri guna meningkatkan kemampuan tersebut.
5. Sikap Proaktif
Selanjutnya, seorang sekretaris harus memiliki inisiatif dan kemampuan untuk bertindak tanpa harus menunggu instruksi, serta selalu mencari solusi atas masalah yang muncul.
Sikap proaktif ini memberikan keuntungan baik bagi individu maupun organisasi. Mereka yang proaktif biasanya lebih produktif, kreatif, dan memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi.
Dalam lingkup pekerjaan, sikap ini mendorong inovasi dan meningkatkan efisiensi operasional.
Memahami Etika Sekretaris
Selain mengenali jenis dan keterampilan yang diperlukan, aspek penting selanjutnya adalah memahami etika seorang sekretaris.
Setiap tindakan dan ucapan dalam profesi ini mencerminkan reputasi perusahaan di mata klien, mitra bisnis, dan pihak eksternal lainnya.
Etika tidak hanya mencakup aturan formal, tetapi juga tentang cara membangun hubungan interpersonal yang baik.
Dengan memahami etika, seorang sekretaris akan lebih mudah dalam berinteraksi dengan atasan, kolega, dan klien.
Salah satu aspek penting lainnya dalam etika adalah menjaga kerahasiaan. Seorang sekretaris sering kali berurusan dengan informasi yang sensitif.
Oleh karena itu, menjaga kepercayaan atasan dan melindungi kepentingan perusahaan sangatlah penting.
Sekian penjelasan mengenai panduan untuk memulai karir sebagai sekretaris profesional. Dengan pemahaman yang mendalam akan jenis, keterampilan, dan etika yang dibutuhkan, Anda akan siap untuk memulai perjalanan karier sebagai sekretaris profesional.
Menjadi seorang sekretaris tidak hanya sekadar tugas administratif, tetapi juga berfokus pada pembangunan hubungan yang baik, penyelesaian masalah, dan memberikan kontribusi yang berarti bagi perusahaan. (Fahma Ardiana)