Seputar Pengertian Manajemen administrasi perkantoran nmerupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, dimana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Deskripsi pekerjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab buat operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab buat melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking , selain harus menjalankan administrasi juga menjadi interaksi baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?
- Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan inspeksi kualitas kerja.
- Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan buat memastikan semua pekerjaan sinkron dengan standar, anggaran dan peraturan lembaga.
- Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya buat mengenalkan karyawan baru pada institusi.
- Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.
- Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan evaluasi dan penilaian secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
- Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
- Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab buat membuat rekomendasi-rekomendasi krusial pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan spesifik dengan perusahaan.
- Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan estimasi pengeluaran tahunan dan menuliskan aturan belanja perusahaan.
- Tugas pegawai administrasi perkantoran ialah sebagai media antara karyawan dan perusahaan buat membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga buat berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada taraf paling tinggi dari organisasi dan berkerja buat mempertahankan kedekatan kerja sama yang efektif dalam organisasi.
- Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris buat komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran ialah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut buat menjadi pegawai administrasi perkantoran ialah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, sebab Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan buat keberhasilan pada posisi ini.
- Menjawab telepon, Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan buat menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
- Penjadwalan, Jika Anda ialah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab buat menjaga penjadwalan rendezvous dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau holistik staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan rendezvous staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan buat bos Anda.
- Komunikasi, Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab buat menyampaikan informasi-informasi krusial perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email .
- Entri data, Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab buat menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan informasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.
- Pengorganisasi, Ini ialah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.